残業しない宣言(3) 手帳の活用

仕事が忙しいけれど、絶対に残業したくない。

忙しさを考察し、解消するお話の続きです。

忙しさ解消のための対策3つ。

1.書類・デスクの整理整頓

2.手帳にスケジュールを記入する

3.時間を測り、記録する

今日は、2つ目のスケジュールの記入について。

職場のカレンダーや手帳に仕事の締め切りを記入するのはずっとやっていて、今までの仕事はそれで回っていました。

しかし、業務量が多いとそれだけでは今やるべきことがよくわからないので、もう一歩踏み込んでスケジュールを書き込むことにしました。本当は手帳に仕事の予定などを書き込むのはあまり好きではないのだけれど、残業でプライベートが削られるよりマシです。

1.手帳のマンスリースケジュールの欄に締め切りを記入する

2.その仕事を集中的にやる期間にマーカーで線を引く

例えば10日が締め切りの仕事があるなら、10日の欄に締め切りを書き込みます。1日から9日までマーカーで線を引き、「1日〜9日は、10日締め切りの仕事をやる期間」と一目でわかるようにします。

一ヶ月の締め切りを全てを書き込みラインを引くと、比較的手が空く日がわかります。この日は、忙しくなる日の準備に充てよう、という風に少しだけ長期的に仕事の計画を立てられるようになりました。

目の前の仕事をこなすだけになってしまうと、いつまで経っても忙しさから解放されません。

最近は、ウィークリースケジュールの欄にもマーカーで線を引いたり、今月の仕事でうっかり忘れたことがあったら来月は忘れないように、来月の同時期のページに書き込んだりしています。

紙の手帳だと終わったらチェックを入れることができるし、変更があった時に変更の履歴が残るのが利点です。スマホやパソコンでリマインドする方法もあるけれど、わたしにはどうも向かなくて仕事をしている時は紙の手帳が重宝します。