残業しない宣言(2) 書類・デスクの整理整頓

仕事が忙しいけれど、絶対に残業したくない。

忙しさを考察し、解消するお話の続きです。

前回までのおさらい。

わたしの仕事が忙しい原因は下記2つ。

1.締め切りが設定されている業務が月にいくつもある

2.ミスや漏れが起こった時、やり直しに時間がかかる

そして、これを解消するために必要なのは「仕事量と締め切りの把握」

具体的には、下記をやりました。

1.書類・デスクの整理整頓

2.手帳にスケジュールを記入する

3.時間を測り、記録する

今日は、書類・デスクの整理整頓について詳しく書きます。

デスクが混沌としていると、仕事量が把握できません。ペーパーレス化が叫ばれて久しいけれど、デスクワークに書類は常について回ります。

デスクに物が多いと、行方不明になるんですよね。書類とか物とかやる気とか。行方不明になったものが大事な書類だったりしたらもう青ざめるしかありません。

なので、デスクにはものが少ない方がよいです。

整理整頓は後回しにしがちだけれど、仕事を快適に進めるには最優先で取り組む必要があります。

デスク周りが整っていると下記のメリットがあります。

1.自分が必要な書類をすぐ出せるため、時間短縮になる

2.他人から要求された書類がすぐ出せるため、相手の時間短縮にもなる

3.デスクが広く使える

4.目の前の仕事に集中できる

5.他の人が置いてくれたメモや書類に気づきやすい

6.掃除がしやすい

わたしが心掛けているのは、下記の5つです。
1.帰る時、デスクの上にはパソコンと電話だけ

ペン立てやファイルスタンドは置きません。

2.文房具は必要な数だけ

使用頻度の低い文房具は、共用の場にしまうなどします。はさみやホチキスは2つもいらないし、ボールペンも1〜2本あれば十分です。

3.処理中、回答待ちの書類はファイルボックスにまとめる

書類は、クリアファイルに入れて次に何をするかを書いた付箋を貼って、ファイルボックスに入れます。ハンギングフォルダーを使うのもよいです。

ファイルボックスは、デスクの引き出しにしまいます。朝、出社したら引き出しから出してデスクに置き、帰る時は引き出しにしまいます。重要な書類を出しっ放しにする心配もなく、処理中の書類を探す時はここだけ探せばよいので迷いがありません。

4.保管書類はこまめに整理する

ファイルボックスに書類を入れることで、いっぱいになる前に処理しようという気になります。一時保管の場所を増やすと、書類が増える一方なので増やさない方がいいです。

書庫にあるファイルに綴じて保存する書類も、一時的にクリアファイルに入れてファイルボックスに入れます。書類を綴じるという作業は後回しにしがちですが、溜めれば溜めるほど大変になります。一時的に保管できる場所がたくさんあると、つい溜めてしまいますし、どこにあるかもわからなくなってきます。

心配だからと保管しておいてもどこにあるのかわからないのであれば、捨てたのと同じです。場所を取る分、捨てるより悪影響があるかも。念のため取っておくコピーなどは保管期限を決めて、こまめに捨てます。

5.デスクに空の引き出しを持つ

デスクに一段空の引き出しがあると、未処理の書類をとりあえずそこに放り込むことができます。

突然飛び込んできた仕事に手をつける時は、とりあえずやりかけの仕事を空の引き出しにしまう。作業中に、後回しにしても大丈夫な書類が回されてきた時は、とりあえず空の引き出しにしまう。などの使い方をしています。書類が混ざるとわけがわからなくなってしまうので。

この引き出しは、帰る時はできるだけ空にします。

目標は、急に休んだ日でも電話でどこに何があるか説明できる状態にすること。

理想は、自分が不在の時に他の人が見てもわかるくらい整然としている状態にすること。

他人にわかる状態にしておくと、自分もわかりやすいのです。