残業しない宣言(4) 時間を測り、記録する

仕事が忙しいけれど、絶対に残業したくない。

忙しさを考察し、解消するお話の続きです。

忙しさ解消のための対策3つ。

1.書類・デスクの整理整頓

2.手帳にスケジュールを記入する

3.時間を測り、記録する

今日は3つ目。「時間を測り、記録する」について。

毎月やるべき決まった業務があります。具体的な例を挙げると、人事なら給与計算。経理なら月次決算などでしょうか。締め切りがあるし、毎月同じことをしなくちゃいけないしすぐには終わらないし、焦ります。

1.やるべき仕事をいくつかの項目に分ける

2.上記をExcelに入力する

3.その仕事に取り掛かった時間をExcel（項目の横）に入力する

4.その仕事を終えた時間をExcelに入力する

項目に分ける時は、細かく分けた方がやりがいがあります。急な仕事の依頼や電話応対で中断せざるを得ないことが多々あるので、大まかな区切りだと注意が多発して作業にかかった純粋な時間がわからなくなります。

最初に時間を記録する時は、早くやらなきゃという気持ちを持たずに、ただ記録します。

翌月以降は、前の月より早く終わらせようという気持ちを持つことができます。前より時間が掛かってしまったら、反省点も書き込んでおくと次回に活かせます。

時間を測ると「この作業は1時間で終わる」などの目安ができて「残業しないでも明日の午前中で終わる」と予測できるので、安心して定時で帰ることができます。Excelで入力しておけば、終了時間から開始時間を引くことで何分かかったかわかるしそのまま保存しておけるので楽です。

毎月の業務だけでなく、毎日やる業務でも時間を測るとやる気が出ます。あまりに早くやろうとするとミスや抜けが発生しやすいので気をつけねばなりません。

時間を測り前回より早くやろうと目指すことで、ゲームに挑んでいる気分になれて、ちょっとだけ仕事が楽しくなります。